Prozesse werden automatisiert
In der Bühler Stadtverwaltung wurde eine innovative Technologie zur Prozessautomatisierung eingeführt. Die sogenannte Robotic Process Automation (RPA) bietet die Möglichkeit, nicht vollständig digitale Prozesse durch Softwareroboter komplett automatisiert bearbeiten zu lassen.
Über den Prozess beziehungsweise den genauen Ablauf haben in der jüngsten Gemeinderatssitzung Simon Kreuzwieser und Andreas Kimmig berichtet. Laut den beiden Geschäftsführern des Start-ups "Agitum" aus Philippsburg, das den Prozess begleitet, gehört die Stadt Bühl in diesem Bereich zu den Pionieren bundesweit.
"Zu dem Verfahren und wie wir es einsetzen, gibt es bei uns jede Menge Anfragen von anderen Kommunen, auch von Großstädten", berichtet Thomas Bauer. In dem von ihm geleiteten städtischen Fachbereich Finanzen - Beteiligungen - Liegenschaften (FBL) hat das Pilotprojekt 2021 begonnen, nachdem die Verwaltung über das von KIT-Professorin Jivka Ovtcharova ins Leben gerufene Projekt RegioMORE erste Kontakte zu "Agitum" geknüpft hatte. Inzwischen wurden bereits 21 Prozesse in der Stadtverwaltung automatisiert. "RPA erleichtert den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden und schafft zeitliche Freiräume für andere Aufgaben", teilt er mit.
Das erste Projekt wurde in der Buchhaltung seines Fachbereichs umgesetzt. Hier sind sieben Kolleginnen jeden Monat für 120 Auswertungen des Budgets aller Fachbereiche im Rathaus verantwortlich. Dies geschieht auf der Basis von SAP-Software. Die jeweiligen Auswertungen mussten die Mitarbeiterinnen früher in Exceldateien umwandeln, aufwendig formatieren und dann per E-Mail an die jeweiligen Abteilungen versenden. Diese Handarbeit ist seit Anfang 2022 Geschichte.
Der Prozess läuft, gesteuert von "Agitum", automatisiert im Hintergrund. "Absolut fehlerfrei", freut sich Christian Karcher, der beim FBL für das Controlling zuständig ist. Dadurch spart der Fachbereich 190 Arbeitsstunden pro Jahr, die nun für anspruchsvollere und wichtigere Tätigkeiten genutzt werden.
Ein weiteres Projekt betrifft die Automatisierung eines Prozesses bei der Planung des städtischen Haushalts. Die hier eingesparte Arbeitszeit will Bauer verwenden, um die Rückstände bei den Jahresabschlüssen aufzuarbeiten. "Wir wollen keine weiteren Überstunden anhäufen und dennoch auf den neuesten Stand kommen", erklärt er. "Wenn die Rückstände aufgearbeitet sind, wird der Bürger mittelfristig direkt profitieren. Wir werden dann unter anderem Verbuchungen schneller durchführen können."
Der Schwerpunkt der Prozessautomatisierung liegt derzeit vorerst auf dem Fachbereich FBL. Doch auch das Bürger-Service-Center hat bereits profitiert. Dort hat die Automatisation die statistischen Auswertungen übernommen. Ziel in der Stadtverwaltung ist es auf jeden Fall nach und nach alle Prozesse im Hinblick auf den möglichen Fortschritt zu durchforsten. Dabei ist es laut Bauer auch wichtig, die Mitarbeitenden miteinzubeziehen, um weitere Prozesskandidaten ausfindig zu machen.